Jak wybrać salę konferencyjną?

0
89

Sala konferencyjna wpłynie na wizerunek firmy odpowiedzialnej za organizację spotkania. W szczególności, jeżeli spotkanie odbywać się będzie poza murami firmy. Nie można więc zaniedbać obowiązku wyboru odpowiedniej sali konferencyjnej. Rynek usługowy jest w stanie zaoferować wiele. Co jednak nie oznacza, że należy zdecydować się na pierwszą, lepszą ofertę, którą można tam znaleźć.

Sala dopasowana do potrzeb

Mówiąc wprost – sala nie może być zbyt duża. Nie może być również zbyt mała, aby uczestnicy spotkania nie musieli dosłownie „siedzieć sobie na kolanach”. W przypadku dużej sali, która zostanie dopasowana do zbyt małej ilości uczestników, będzie się miało wrażenie, że każdy z nich „gubi” się w przestrzeni. Decydując się na wybór sali, należy uwzględnić przewidywaną ilość zaproszonych osób. Nie ma co liczyć na to, że przybędzie komplet osób. Na ogół 10% osób nie może przybyć z różnych powodów. Jeżeli więc np. zaproszonych jest 100 osób, to właśnie salę o takiej pojemności należy znaleźć. Tu pomocny będzie internet i wyszukanie oferty pod hasłem typu sale konferencyjne kielce 100 osób.

Lokalizacja sali konferencyjnej

Bardzo ważna kwestia, która wpłynąć może na to, ile osób pojawi się na spotkaniu. Nie musi to być sala, która znajdować się będzie w centrum wielkiej aglomeracji miejskiej. Może być ona położona w mniejszym mieście. Trzeba jednak uwzględnić to, czy dotarcie do wyznaczonego miejsca nikomu nie będzie sprawiać problemu. Nie wszyscy będą bowiem mogli przybyć na miejsce własnym samochodem. Niektórzy korzystać będą z komunikacji krajowej – co również należy uwzględnić. Należy więc bardzo dokładnie sprawdzić, gdzie wybrana sala konferencyjna będzie się znajdować.

Zaplecze techniczne

Jak zaprezentować swoją ofertę biznesową, jeżeli nie będzie można skorzystać z odpowiedniego zaplecza technicznego? Chyba żadna osoba nie planuje wozić ze sobą rzutnika, nagłośnienia, czy też innych elementów, które w takich sytuacjach są koniecznością. Decydując się na wybór sali, należy upewnić się co do dostępności takich urządzeń. Podobnie, jeżeli chodzi o bezprzewodowy internet, który powinien być do wykorzystania każdej osoby, jaka znajdować się będzie na konferencji. Internet to jedno z podstawowych narzędzi przy organizacji tego typu spotkań.

Jedna z najważniejszych kwestii, która wpływać będzie również na podjęcie finalnej decyzji, jest także posiadany budżet finansowy. Z góry należy ustalić, ile pieniędzy będzie można przeznaczyć na taki cel, aby być pewnym tego, że konferencja nie doprowadzi do spowodowania dziury budżetowej w finansach firmy.W tym wypadku należy podejmować rozsądne decyzje.